Du betreibst eine Online-Sprechstunde für Patienten — Ist das neuer Umsatz oder ein Service der Pflegekräfte?

Telemedizin wächst rasant. Immer mehr Pflegeeinrichtungen, Arztpraxen und Gesundheitsdienstleister bieten Online-Sprechstunden an — per Video, Telefon oder digitaler App. Doch was bedeutet das steuerlich und buchhalterisch? Die Antwort hängt von Faktoren ab, die viele Einrichtungen unterschätzen.

Warum die Frage heute relevanter ist als je zuvor

Telemedizin ist in Deutschland längst keine Nischenlösung mehr. Mit dem Inkrafttreten des sogenannten Digital-Gesetzes — kurz DigiG — im März 2024 wurden die rechtlichen Grundlagen für Online-Sprechstunden erheblich ausgeweitet. Vertragsärzte dürfen ihre Tätigkeit in Form von Videosprechstunden seitdem auch außerhalb des Praxisstandorts erbringen, also etwa aus dem Homeoffice. Gleichzeitig verpflichtet das Gesetz die Kassenärztliche Bundesvereinigung — also die Organisation, die die Interessen der niedergelassenen Ärzte in der gesetzlichen Krankenversicherung vertritt — dazu, ein elektronisches Vermittlungssystem für telemedizinische Leistungen aufzubauen.

Für Einrichtungen, die jetzt einsteigen oder ihr bestehendes Angebot ausbauen wollen, ergibt sich daraus eine dringende Folgefrage: Wie werden diese Einnahmen steuerlich behandelt — und in der Buchhaltung abgebildet?

Die entscheidende Weichenstellung: Wer erbringt die Leistung?

Bevor man sich mit Steuerparagraphen beschäftigt, muss eine Grundfrage beantwortet werden: Wer erbringt die telemedizinische Leistung eigentlich?

Das klingt simpel, ist aber der Dreh- und Angelpunkt der gesamten steuerlichen Einordnung. Denn das deutsche Steuerrecht behandelt Heilbehandlungen grundsätzlich anders als gewerbliche Dienstleistungen — je nachdem, wer sie erbringt und in welchem Rahmen sie stattfinden.

Das Umsatzsteuergesetz — abgekürzt UStG — befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer. Umsatzsteuer ist die Steuer, die auf Lieferungen und Dienstleistungen erhoben wird und in Deutschland aktuell 19 Prozent beträgt. Diese Steuerbefreiung gilt jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Was das Gesetz sagt: §4 Nummer 14 Umsatzsteuergesetz

Die zentrale gesetzliche Grundlage ist §4 Nummer 14 des Umsatzsteuergesetzes. Er befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer, wenn sie im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden.

Daneben gilt die Steuerbefreiung auch für Krankenhausbehandlungen und ärztliche Heilbehandlungen, die von Einrichtungen des öffentlichen Rechts erbracht werden, sowie für bestimmte anerkannte Einrichtungen, die mit Versorgungsverträgen nach dem Fünften Buch Sozialgesetzbuch — dem Gesetzbuch für die gesetzliche Krankenversicherung — ausgestattet sind.

Für die Praxis bedeutet das: Die Steuerbefreiung ist sowohl an die Person geknüpft, die die Leistung erbringt, als auch an die Art der Tätigkeit selbst. Eine reine Informationshotline ohne Heilbehandlungscharakter fällt nicht darunter — auch wenn dort Pflegefachpersonal am Telefon sitzt.

Online-Sprechstunden durch Ärzte: Steuerbefreiung gilt

Mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 29. April 2024 hat die Finanzverwaltung eine wichtige Klarstellung vorgenommen: Online-Sprechstunden per Video-Stream mit direktem Austausch zwischen Arzt und Patient sind unter den Voraussetzungen des §4 Nummer 14 Umsatzsteuergesetz umsatzsteuerfrei. Auch telefonische oder digitale Beratungsgespräche werden nun ausdrücklich als Heilbehandlungsleistungen angesehen. Das Kriterium des persönlichen Vertrauensverhältnisses zwischen Arzt und Patient — das früher manchmal als Hürde galt — spielt keine entscheidende Rolle mehr, da der Kontakt digital erfolgt.

Für Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren — also Einrichtungen, in denen mehrere Ärzte gemeinsam Patienten behandeln — ist die Lage damit vergleichsweise klar: Telemedizinische Leistungen, die von approbierten Ärzten erbracht werden und den Charakter einer Heilbehandlung haben, sind umsatzsteuerfrei.

Online-Sprechstunden durch Pflegekräfte: Deutlich komplizierter

Anders sieht es aus, wenn die Online-Sprechstunde von Pflegekräften durchgeführt wird — und genau das ist in vielen Pflegeeinrichtungen der Alltag oder zumindest die Planung.

Für Gesundheitsfachberufe — zu denen Pflegefachkräfte gehören — kommt die Steuerbefreiung nach §4 Nummer 14 Umsatzsteuergesetz grundsätzlich nur in Betracht, wenn die Leistung aufgrund einer ärztlichen Verordnung erbracht wird oder wenn es sich um Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahmen handelt. Tätigkeiten, die ohne konkrete Diagnose erfolgen und nicht eigenverantwortlich von Ärzten oder Heilpraktikern durchgeführt werden, sind nicht steuerbefreit.

Das hat weitreichende Konsequenzen: Wenn eine Pflegefachkraft eigenständig eine Video-Beratung mit einem Patienten führt — ohne dass dem eine ärztliche Verordnung zugrunde liegt —, handelt es sich in der Regel um eine umsatzsteuerpflichtige Leistung. Auf den Rechnungsbetrag wären dann 19 Prozent Umsatzsteuer aufzuschlagen und an das Finanzamt abzuführen.

Die drei Szenarien in der Praxis

Um die steuerliche Einordnung zu vereinfachen, lassen sich die häufigsten Praxisfälle in drei Szenarien unterteilen:

Szenario 1 — Arzt führt die Online-Sprechstunde: Die Leistung wird von einem approbierten Arzt erbracht, es besteht ein konkreter Heilbehandlungscharakter, und die Abrechnung erfolgt über die Krankenversicherung oder direkt mit dem Patienten. Ergebnis: Die Einnahmen sind umsatzsteuerfrei nach §4 Nummer 14 Umsatzsteuergesetz.

Szenario 2 — Pflegekraft führt die Online-Sprechstunde auf ärztliche Anordnung: Die Leistung erfolgt auf Basis einer ärztlichen Verordnung, etwa im Rahmen von Nachsorge, Rehabilitation oder einem strukturierten Patientenbegleitprogramm. Ergebnis: Die Steuerbefreiung kann greifen — muss aber im Einzelfall sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.

Szenario 3 — Pflegekraft führt eigenständige Beratung durch: Keine ärztliche Verordnung liegt vor, die Pflegekraft berät eigenständig etwa zu Pflege- oder Gesundheitsfragen. Ergebnis: Die Leistung ist umsatzsteuerpflichtig, sofern sie nicht unter eine andere Ausnahme fällt.

Neue Umsatzeinnahmen oder interner Service? Die Bedeutung für die Buchhaltung

Neben der Umsatzsteuer stellt sich eine weitere Frage, die für die Buchhaltung und Bilanzierung relevant ist: Handelt es sich bei den Telemedizin-Einnahmen um eigenständige, externe Umsatzerlöse — oder um einen internen Service, den die Einrichtung ihren Bewohnern oder Patienten als Teil des Gesamtangebots erbringt?

Diese Unterscheidung hat praktische Auswirkungen. Eigenständige Umsatzerlöse aus telemedizinischen Leistungen müssen als Erlöse in der Gewinn- und Verlustrechnung — also der Aufstellung aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres — ausgewiesen werden. Sie erhöhen den steuerpflichtigen Gewinn der Einrichtung und unterliegen der Körperschaftsteuer oder der Einkommensteuer, je nach Rechtsform.

Wird die Online-Sprechstunde hingegen als Teil der allgemeinen Pflegeleistung erbracht und nicht gesondert in Rechnung gestellt, verändert sich die buchhalterische Einordnung. In diesem Fall entstehen zwar Kosten — etwa durch die Anschaffung von Geräten und Software sowie durch den Zeitaufwand des Personals — aber keine separaten Erlöse.

Eine klare vertragliche und buchhalterische Trennung zwischen diesen beiden Formen ist daher dringend empfohlen. Wer keine klare Dokumentation führt, riskiert, im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in Erklärungsnot zu geraten.

Förderung und Abrechnung: Was die Kassen übernehmen

Ein wichtiger Aspekt für die betriebswirtschaftliche Planung: Telemedizinische Leistungen werden von den Kranken- und Pflegekassen unter bestimmten Voraussetzungen vergütet oder bezuschusst.

Ab dem 1. Januar 2025 erhalten beispielsweise zugelassene Physiotherapiepraxen pauschale Finanzierungszuschüsse für die Hard- und Software zur Erbringung telemedizinischer Leistungen in Höhe von 950 Euro pro Jahr für die Hardware sowie bis zu 300 Euro jährlich für die Software — und das jeweils bis einschließlich 2027 beziehungsweise 2028. Diese Zuschüsse sind steuerpflichtige Betriebseinnahmen und müssen entsprechend verbucht werden.

Für ärztliche Online-Sprechstunden gilt: Die gesetzlichen Krankenkassen übernehmen die Kosten für die Videosprechstunde in voller Höhe. Die Abrechnung erfolgt über die Kassenärztliche Vereinigung. Für Privatpatienten gelten abweichende Regelungen nach der Gebührenordnung für Ärzte.

Was Betriebsprüfer besonders genau anschauen

Wer telemedizinische Leistungen anbietet, sollte wissen, worauf Betriebsprüfer des Finanzamts bei diesem Thema besonders achten.

Erstens prüfen sie die Qualifikation der leistungserbringenden Person. Wer hat die Online-Sprechstunde konkret durchgeführt — ein Arzt, eine Pflegefachkraft oder jemand ohne heilberufliche Qualifikation? Diese Information muss aus der Dokumentation eindeutig hervorgehen.

Zweitens prüfen sie, ob eine ärztliche Verordnung vorliegt, wenn die Steuerbefreiung für Gesundheitsfachberufe in Anspruch genommen wird. Die Verordnung muss vor der Leistungserbringung vorliegen und darf nicht nachträglich beschafft werden.

Drittens prüfen sie die korrekte Aufteilung der Umsätze. Wer sowohl steuerbefreite als auch steuerpflichtige Leistungen erbringt, muss diese sauber trennen — sowohl in der Buchhaltung als auch auf Ausgangsrechnungen.

Die Besonderheit bei gemeinnützigen Einrichtungen und Trägern

Viele Pflegeeinrichtungen sind als gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder als gemeinnütziger Verein organisiert. Für diese Einrichtungen gelten zusätzliche Besonderheiten.

Einnahmen aus Telemedizin können je nach ihrer Einordnung dem steuerfreien Bereich der Wohlfahrtspflege zuzurechnen sein — oder aber als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb behandelt werden, der der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer unterliegt. Gewerbesteuer ist eine Steuer, die Gemeinden auf gewerbliche Einkünfte von Unternehmen erheben. Die Frage, ob eine telemedizinische Tätigkeit noch zum gemeinnützigen Zweck gehört oder bereits einen eigenständigen wirtschaftlichen Betrieb darstellt, ist einzelfallabhängig und sollte vorab mit dem zuständigen Steuerberater geklärt werden.

Praktische Handlungsempfehlungen für Buchhaltung und Geschäftsführung

Aus dem oben Gesagten lassen sich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten:

Dokumentieren Sie bereits vor dem Start eines telemedizinischen Angebots, wer die Leistungen erbringt und auf welcher rechtlichen Grundlage. Halten Sie fest, ob ärztliche Verordnungen vorliegen, und archivieren Sie diese revisionssicher.

Trennen Sie steuerbefreite und umsatzsteuerpflichtige Leistungen in der Buchhaltung klar voneinander. Verwenden Sie dafür getrennte Erlöskonten.

Holen Sie vor der Einführung eines eigenständigen Telemedizin-Angebots eine verbindliche Auskunft beim zuständigen Finanzamt ein — besonders dann, wenn Pflegekräfte die Leistungen erbringen sollen. Eine verbindliche Auskunft ist eine schriftliche Zusage des Finanzamts, wie ein bestimmter Sachverhalt steuerlich behandelt wird, bevor er verwirklicht wird.

Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung Anspruch auf Förderzuschüsse der Kranken- oder Pflegekassen für die technische Ausstattung hat, und beantragen Sie diese rechtzeitig.

Beauftragen Sie einen auf das Gesundheitswesen spezialisierten Steuerberater mit der Einordnung Ihres konkreten Angebots. Die steuerlichen Spielregeln in diesem Bereich sind komplex, und Fehler können teuer werden.

Fazit: Telemedizin-Einnahmen sind keine einfache Frage — aber eine lösbare

Die steuerliche Behandlung von Telemedizin-Einnahmen ist kein schwarzes Loch. Es gibt klare gesetzliche Regelungen — sie müssen nur auf den jeweiligen Einzelfall angewendet werden.

Die wichtigste Botschaft: Ob die Einnahmen aus einer Online-Sprechstunde steuerfrei oder steuerpflichtig sind, hängt nicht davon ab, ob die Leistung per Video oder persönlich erbracht wird. Es hängt davon ab, wer die Leistung erbringt, ob sie den Charakter einer Heilbehandlung hat und ob eine ärztliche Verordnung vorliegt. Wer diese drei Fragen sauber beantwortet und dokumentiert, ist auf der sicheren Seite — steuerlich und buchhalterisch.