Mitarbeitende finanziell unterstützen, ohne die Lohnkosten zu erhöhen: Diese Möglichkeiten haben Pflegedienste

Steuerfreie Zusatzleistungen statt klassischer Gehaltserhöhung

Der Fachkräftemangel stellt viele Pflegedienste vor eine schwierige Aufgabe: Gute Pflegekräfte sollen gehalten und neue Mitarbeitende gewonnen werden. Gleichzeitig steigen die Personalkosten durch höhere Löhne, Tarifsteigerungen und zusätzliche Anforderungen.

Viele Geschäftsführer stehen deshalb vor der Frage: Wie können Mitarbeitende finanziell unterstützt werden, ohne dass jede zusätzliche Leistung zu dauerhaft höheren Lohnkosten führt?

Die Lösung kann in steuerlich begünstigten Arbeitgeberleistungen liegen. Richtig eingesetzt, können diese Leistungen für Mitarbeitende einen echten Mehrwert bieten und gleichzeitig planbarer sein als eine dauerhafte Gehaltserhöhung. Wichtig ist jedoch: Nicht jede Zusatzleistung ist automatisch steuerfrei. Eine falsche Umsetzung kann zu Nachzahlungen bei Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfungen führen.

Warum eine Gehaltserhöhung nicht immer die beste Lösung ist

Eine klassische Gehaltserhöhung klingt zunächst einfach. Für den Pflegedienst bedeutet sie jedoch:

• dauerhaft höhere Personalkosten

• zusätzliche Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

• höhere Kosten auch in zukünftigen Jahren

• Auswirkungen auf Urlaubs- und Krankheitsentgelt

• langfristige Bindung an das höhere Gehaltsniveau

Gerade in der Pflegebranche mit hohen Personalkostenanteilen kann eine dauerhafte Erhöhung des Grundlohns die wirtschaftliche Planung erheblich beeinflussen. Deshalb prüfen viele Einrichtungen alternative Modelle.

1. Sachbezugskarten: Bis zu 50 Euro monatlich steuerfrei

Eine der bekanntesten Möglichkeiten ist der monatliche Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Sachleistungen bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren.

Beispiele:

• Guthabenkarten für bestimmte Anbieter

• regionale Einkaufskarten

• Gutscheinkarten

• digitale Sachbezugslösungen

Für Mitarbeitende bedeutet das: Aus 50 Euro Arbeitgeberaufwand entstehen 50 Euro zusätzlicher Vorteil. Bei einer klassischen Gehaltserhöhung wäre der Nettoeffekt aufgrund von Steuern und Sozialabgaben deutlich geringer.

Seit dem 1. Januar 2022 gelten verschärfte Anforderungen an die Kartenart: Das Kartensystem muss auf einen bestimmten Verwendungszweck oder Händlerkreis beschränkt sein. Karten, die faktisch überall einsetzbar sind oder eine Barauszahlung ermöglichen, erfüllen die Voraussetzungen nicht.

Der Sachbezug darf zudem nicht als zusätzlicher Geldbetrag ausgezahlt werden. Problematisch wäre beispielsweise eine Überweisung auf das Privatkonto oder die Umwandlung eines bereits vereinbarten Gehaltsbestandteils.

2. Erholungsbeihilfe: Unterstützung für Urlaub und Erholung

Gerade in Pflegeeinrichtungen mit hoher körperlicher und psychischer Belastung kann eine Unterstützung für Erholung attraktiv sein. Arbeitgeber können eine sogenannte Erholungsbeihilfe gewähren, die pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer versteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG).

Die steuerlich begünstigten Höchstbeträge pro Jahr:

• bis zu 156 Euro für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter

• zusätzlich 104 Euro für den Ehepartner

• zusätzlich 52 Euro je Kind

Die Zahlung muss tatsächlich der Erholung dienen und zeitlich im Zusammenhang mit dem Urlaub stehen. Eine einfache monatliche Auszahlung ohne Urlaubsbezug erfüllt die Voraussetzungen nicht.

3. Zuschüsse zur Kinderbetreuung

Für viele Pflegekräfte mit Schichtdienst ist die Vereinbarkeit von Familie und Beruf eine entscheidende Frage. Arbeitgeber können Zuschüsse für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder steuer- und sozialversicherungsfrei leisten – und zwar ohne Höchstbetrag, sofern die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird (§ 3 Nr. 33 EStG).

Das betrifft beispielsweise:

• Kindergärten und Kindertagesstätten

• Tagesmütter und Tagesväter

• vergleichbare Betreuungseinrichtungen

Für ambulante Pflegedienste mit Früh-, Spät- und Nachtschichten kann dies ein besonders wirksamer Benefit sein, da die Betreuungszeiten häufig außerhalb klassischer Arbeitszeiten liegen.

4. Jobticket und Mobilitätszuschüsse

Viele Pflegekräfte fahren täglich zu unterschiedlichen Einsatzorten. Arbeitgeber können Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln steuer- und sozialversicherungsfrei bezuschussen oder ein Jobticket übernehmen, wenn die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird (§ 3 Nr. 15 EStG).

Wichtig: Wird das Jobticket im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt, entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Die genaue Ausgestaltung ist daher entscheidend. Nicht jede Fahrtkostenerstattung ist automatisch steuerfrei.

5. Betriebliche Gesundheitsförderung

Pflegekräfte sind körperlich und psychisch stark belastet. Rückenprobleme und hohe Arbeitsintensität gehören zu den häufigen Herausforderungen. Arbeitgeber können Maßnahmen zur Gesundheitsförderung bis zu 600 Euro pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei unterstützen (§ 3 Nr. 34 EStG).

Beispiele:

• Rückentraining und Bewegungsprogramme

• Stressbewältigungskurse

• zertifizierte Präventionsmaßnahmen

Die Maßnahmen müssen den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V entsprechen. Eine einfache Übernahme einer privaten Fitnessstudio-Mitgliedschaft ist nicht automatisch steuerfrei.

6. Fahrradleasing als Mitarbeiterbenefit

Ein weiteres Modell ist das sogenannte Dienstrad. Viele Pflegedienste nutzen Fahrradleasing, um Mitarbeitenden einen zusätzlichen Benefit zu bieten. Das Fahrrad kann auch privat genutzt werden.

Entscheidend ist die Vertragsgestaltung. Hier ist besonders zu unterscheiden:

• Zusätzlich gewährtes Dienstrad: Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil wird mit einem Prozent des halbierten Listenpreises angesetzt – deutlich günstiger als beim klassischen Dienstwagen.

• Gehaltsumwandlung: Das Fahrrad wird gegen Gehaltsverzicht überlassen. Dies ist möglich, hat jedoch andere steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen.

Die steuerliche Behandlung sollte vorab geprüft werden, da sich die Konsequenzen je nach Gestaltung erheblich unterscheiden.

7. Betriebliche Altersversorgung

Die betriebliche Altersversorgung (bAV) kann ebenfalls ein Instrument zur Mitarbeiterbindung sein. Arbeitgeber können Beiträge bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuer- und sozialversicherungsfrei einzahlen. Seit 2019 sind Arbeitgeber zudem verpflichtet, bei Entgeltumwandlung einen Zuschuss von mindestens 15 Prozent zu leisten, sofern Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden (§ 1a Abs. 1a BetrAVG).

Gerade für langjährige Pflegekräfte kann dies ein attraktiver Baustein sein. Die Gestaltung sollte jedoch sorgfältig geprüft werden, da arbeitsrechtliche Verpflichtungen entstehen, Auswirkungen auf spätere Arbeitgeberwechsel möglich sind und Informationspflichten gegenüber Mitarbeitenden bestehen.

Typische Fehler in Pflegediensten

Fehler 1: Steuerfreie Leistungen werden als Gehalt ausgezahlt

Eine Einrichtung möchte Mitarbeitende unterstützen und zahlt einfach monatlich einen zusätzlichen Betrag aus. Problem: Eine normale Geldzahlung ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Die gewünschte Steuerersparnis entsteht nicht.

Fehler 2: Voraussetzungen werden nicht dokumentiert

Bei einer späteren Lohnsteuerprüfung muss nachvollziehbar sein, welche Leistung gewährt wurde, warum sie steuerfrei behandelt wurde und welche Voraussetzungen erfüllt waren. Fehlt diese Dokumentation, kann es zu Nachforderungen kommen.

Fehler 3: Zusatzleistungen ersetzen eine notwendige Gehaltserhöhung

Steuerbegünstigte Leistungen sind ein zusätzliches Instrument – sie ersetzen keine marktgerechte Vergütung. Gehalt, Dienstplanung, Arbeitsbedingungen und Wertschätzung bleiben die wichtigsten Faktoren für Mitarbeiterbindung in der Pflege.

Was ist für Pflegedienste wirtschaftlich sinnvoll?

Die beste Lösung hängt von der Situation der Einrichtung ab. Sinnvoll kann eine Kombination sein:

• Sachbezug für regelmäßige monatliche Vorteile

• Unterstützung bei Mobilität und Kinderbetreuung

• Gesundheitsangebote für körperlich belastete Berufsgruppen

• betriebliche Altersversorgung für langjährige Mitarbeitende

• gezielte Sonderzahlungen wie die Erholungsbeihilfe

Entscheidend ist: Nicht jede Maßnahme muss die monatlichen Fixkosten dauerhaft erhöhen.

Fazit: Mitarbeiterbindung funktioniert auch ohne klassische Gehaltserhöhung

Pflegedienste stehen vor der Herausforderung, attraktive Arbeitgeber zu bleiben und gleichzeitig wirtschaftlich zu handeln. Steuerbegünstigte Arbeitgeberleistungen können dabei ein wichtiger Baustein sein – sie bieten Mitarbeitenden einen finanziellen Vorteil und ermöglichen eine besser planbare Gestaltung der Personalkosten.

Wichtig ist jedoch: Die steuerlichen Voraussetzungen müssen eingehalten und die Umsetzung sauber dokumentiert werden. Gerade in Pflegeeinrichtungen lohnt sich deshalb eine frühzeitige Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Personalabteilung und Steuerberatung.

Denn die entscheidende Frage lautet nicht nur: „Wie zahlen wir mehr?" – sondern: „Wie schaffen wir den größten Mehrwert für Mitarbeitende und Unternehmen gleichzeitig?"