Dein Kind soll Geschäftsführer werden – Wie viel Lohn ist angemessen? (Und wo lauert die Betriebsprüfung?)

Die Nachfolge innerhalb der Familie gehört zu den größten Entscheidungen eines Pflegedienstes. Viele Inhaber möchten ihr Lebenswerk an die nächste Generation übergeben. Oft steigt zunächst der Sohn oder die Tochter als Geschäftsführer in das Unternehmen ein.

Dabei stellt sich schnell eine wichtige Frage:

Wie hoch darf das Gehalt der neuen Geschäftsführung sein, ohne steuerliche Probleme auszulösen?

Gerade in Familienunternehmen schauen Finanzamt und Betriebsprüfer besonders genau hin. Denn wo familiäre Beziehungen bestehen, wird geprüft, ob die vereinbarten Vergütungen auch einem Fremdvergleich standhalten würden. Mit anderen Worten: Würde ein fremder Geschäftsführer unter denselben Bedingungen ebenfalls dieses Gehalt erhalten?

Wichtig vorab: Für welche Rechtsform gilt das?

Die steuerlichen Risiken, die in diesem Artikel beschrieben werden, betreffen in erster Linie Kapitalgesellschaften – also Pflegedienste, die als GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) organisiert sind.

Bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften (GbR, OHG) gelten andere Regeln: Dort gibt es keine Geschäftsführervergütung im rechtlichen Sinne, sondern einen Unternehmerlohn, der steuerlich anders behandelt wird.

Der folgende Artikel geht daher von einer GmbH-Struktur aus.

Warum das Geschäftsführergehalt steuerlich so sensibel ist

Grundsätzlich kann eine GmbH das Gehalt ihres Geschäftsführers als Betriebsausgabe abziehen. Dadurch sinkt der steuerpflichtige Gewinn.

Problematisch wird es, wenn das Finanzamt zu dem Ergebnis kommt, dass die Vergütung überhöht ist. Dann kann der übersteigende Teil als sogenannte verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt werden. Das führt häufig zu Steuernachzahlungen und Zinsbelastungen im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Gerade bei familiengeführten Gesellschaften ist dieses Risiko besonders hoch, weil hier oft nicht ausschließlich wirtschaftliche Gründe, sondern auch familiäre Überlegungen eine Rolle spielen.

Gesellschafter-Geschäftsführer oder angestellter Geschäftsführer?

Ein wichtiger Unterschied, der in der Praxis häufig übersehen wird:

Ist der Sohn oder die Tochter auch Gesellschafter der GmbH, greift die vGA-Prüfung besonders streng. Denn hier besteht ein direktes Eigeninteresse daran, Gewinne über das Gehalt aus der GmbH herauszunehmen.

Ist die neue Geschäftsführung dagegen rein angestellt – also ohne Gesellschafterstellung –, sind die Maßstäbe etwas weniger strikt, weil kein direktes Ausschüttungsinteresse besteht. Dennoch wird auch hier geprüft, ob die Vergütung marktgerecht ist.

Hinweis zur Sozialversicherung: Wenn der Nachfolger Gesellschafter-Geschäftsführer wird, stellt sich außerdem die Frage, ob er sozialversicherungspflichtig ist oder nicht. Das hängt davon ab, ob er eine beherrschende Stellung in der GmbH hat – also mehr als 50 % der Anteile hält oder über eine Sperrminorität verfügt. Diese Frage sollte frühzeitig mit einem Steuerberater und ggf. der Deutschen Rentenversicherung geklärt werden.

Gibt es feste Grenzen für das Gehalt?

Die kurze Antwort lautet: Nein.

Es gibt keine gesetzliche Tabelle, die vorschreibt, wie viel ein Geschäftsführer verdienen darf. Die Angemessenheit wird immer im Einzelfall beurteilt. Maßgeblich sind unter anderem:

• Größe des Unternehmens

• Umsatz und Gewinn

• Anzahl der Mitarbeiter

• Verantwortungsbereich

• Qualifikation und Erfahrung

• Arbeitszeit und tatsächliche Tätigkeit

• Branchenübliche Vergütungen

Ein Geschäftsführer eines Pflegedienstes mit 20 Mitarbeitern wird daher anders beurteilt als die Geschäftsführung eines Unternehmens mit mehreren Standorten und 200 Beschäftigten.

Der Fremdvergleich entscheidet

Der wichtigste Maßstab der Finanzverwaltung ist der sogenannte Fremdvergleich.

Die zentrale Frage lautet:

Würde ein unabhängiger Dritter für dieselbe Tätigkeit ebenfalls dieses Gehalt erhalten?

Kann diese Frage plausibel mit „Ja" beantwortet werden, ist die Vergütung meist unproblematisch. Kann sie nicht beantwortet werden, steigt das Risiko einer Beanstandung erheblich.

Deshalb sollte die Gehaltsfestlegung niemals allein mit familiären Argumenten begründet werden.

Begründungen wie:

• „Es ist mein Sohn."

• „Sie soll später einmal übernehmen."

• „Er arbeitet schon seit Jahren mit."

reichen steuerlich nicht aus.

Wo finde ich Vergleichswerte für die Pflegebranche?

Für die konkrete Einordnung empfiehlt sich ein Blick auf branchenspezifische Vergütungsstudien, etwa von Unternehmensberatungen wie BBE Healthcare oder Kienbaum. Auch die Vergütungsstrukturen vergleichbarer Träger – beispielsweise von Wohlfahrtsverbänden wie AWO oder DRK – können als grober Orientierungsrahmen dienen. Ihr Steuerberater kann dabei helfen, geeignete Vergleichsquellen zu identifizieren und zu dokumentieren.

Besonderheiten bei der Unternehmensnachfolge

In der Praxis kommt häufig folgende Situation vor: Der bisherige Inhaber arbeitet noch mit, während Sohn oder Tochter schrittweise Verantwortung übernehmen.

Dann entstehen oft Doppelstrukturen:

• bisheriger Geschäftsführer

• neuer Geschäftsführer

• eventuell zusätzliche Bereichsleiter

Dadurch steigen die Personalkosten deutlich an.

Für die Betriebsprüfung stellt sich dann die Frage, ob die Vergütungen wirtschaftlich nachvollziehbar sind oder ob Gewinne lediglich innerhalb der Familie verteilt werden. Auch hier wird wieder auf den Fremdvergleich abgestellt.

Nicht nur das Festgehalt zählt

Viele Unternehmer konzentrieren sich ausschließlich auf das monatliche Gehalt. Tatsächlich betrachtet die Finanzverwaltung jedoch die gesamte Vergütung. Dazu gehören beispielsweise:

• Festgehalt

• Erfolgsbeteiligungen

• Weihnachtsgeld

• Urlaubsgeld

• Dienstwagen

• Altersvorsorgezusagen

• sonstige Zusatzleistungen

Entscheidend ist die sogenannte Gesamtausstattung des Geschäftsführers. Auch einzelne Bestandteile können für sich genommen angemessen erscheinen, in der Summe aber zu hoch sein.

Häufige Fehler in Familienunternehmen

Gehalt ohne schriftlichen Vertrag

Besonders bei Familiennachfolgen werden Vereinbarungen oft mündlich getroffen oder nur unvollständig dokumentiert. Für die steuerliche Anerkennung sollten jedoch klare schriftliche Vereinbarungen bestehen.

Sprunghafte Gehaltserhöhungen

Wenn das Gehalt innerhalb kurzer Zeit stark steigt, ohne dass sich Aufgaben oder Verantwortung entsprechend verändern, kann dies Fragen aufwerfen.

Überhöhte Erfolgsbeteiligungen

Variable Vergütungen sind grundsätzlich zulässig. Werden sie jedoch zu hoch ausgestaltet, kann dies als unangemessen angesehen werden. Die Finanzverwaltung prüft solche Modelle besonders kritisch.

Fehlende Dokumentation

Kann Jahre später nicht mehr nachvollzogen werden, warum ein bestimmtes Gehalt vereinbart wurde, steigt das Risiko von Diskussionen im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Wie Geschäftsführer die Angemessenheit nachweisen können

Für eine saubere Dokumentation empfiehlt sich:

• schriftlicher Geschäftsführervertrag

• Gesellschafterbeschluss zur Vergütungsfestlegung

• Dokumentation der Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Vergleich mit branchenüblichen Vergütungen

• regelmäßige Überprüfung der Gehaltshöhe – idealerweise jährlich oder bei wesentlichen Veränderungen wie Umsatzwachstum, Übernahme eines zweiten Standorts oder erweitertem Aufgabenbereich; jede Anpassung sollte durch einen neuen Gesellschafterbeschluss dokumentiert werden

Je besser die Entscheidung dokumentiert ist, desto einfacher lässt sie sich gegenüber dem Finanzamt verteidigen.

Die betriebswirtschaftliche Sicht wird oft vergessen

Neben den steuerlichen Fragen sollte auch die wirtschaftliche Tragfähigkeit betrachtet werden.

Ein zu niedriges Gehalt kann ebenso problematisch sein wie ein zu hohes. Wer die neue Geschäftsführung dauerhaft an das Unternehmen binden möchte, sollte eine Vergütung wählen, die Verantwortung, Marktbedingungen und Zukunftsperspektiven angemessen berücksichtigt.

Die Nachfolgeplanung ist deshalb nicht nur eine steuerliche Frage, sondern auch ein wichtiger Baustein der Unternehmensstrategie.

Fazit

Wenn Sohn oder Tochter die Geschäftsführung einer Pflege-GmbH übernehmen sollen, gibt es keine gesetzlich festgelegte Gehaltsgrenze. Entscheidend ist vielmehr, ob die Vergütung einem Fremdvergleich standhält, ob der Nachfolger als Gesellschafter oder rein angestellt tätig wird, und ob alles nachvollziehbar dokumentiert ist.

Besonders kritisch werden überhöhte Vergütungen, unangemessene Zusatzleistungen oder fehlende Verträge. Dann drohen im Rahmen einer Betriebsprüfung Korrekturen und Steuernachzahlungen.

Für Pflegedienste gilt daher: Die Nachfolge sollte nicht erst organisatorisch geplant werden. Auch die Vergütungsstruktur der neuen Geschäftsführung sollte frühzeitig steuerlich und betriebswirtschaftlich geprüft werden – und zwar zusammen mit einem Steuerberater, der die Besonderheiten der Pflegebranche kennt.