50 € steuerfrei jeden Monat? So nutzen Pflegedienste Sachbezugskarten richtig

Steigende Personalkosten, Fachkräftemangel und zunehmender Wettbewerb um qualifizierte Pflegekräfte stellen viele Pflegedienste vor dieselbe Frage: Wie können Mitarbeitende finanziell unterstützt werden, ohne dass die Lohnkosten unverhältnismäßig steigen?

Eine Möglichkeit, die viele Pflegeeinrichtungen bereits nutzen, sind sogenannte Sachbezugskarten. Richtig eingesetzt können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatlich bis zu 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Gehalt gewähren. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in § 8 Abs. 2 EStG (Einkommensteuergesetz). Gerade in der Pflege kann dies ein attraktiver Baustein zur Mitarbeiterbindung sein.

Was ist eine Sachbezugskarte?

Eine Sachbezugskarte ist eine Guthabenkarte, die der Arbeitgeber regelmäßig auflädt. Mitarbeitende können das Guthaben anschließend bei bestimmten Akzeptanzstellen für Waren oder Dienstleistungen nutzen.

Typische Beispiele sind:

• Tankkarten

• Einkaufskarten für Supermärkte

• Gutscheinkarten für regionale Geschäfte

• Guthabenkarten für bestimmte Händlernetzwerke

Wichtig ist dabei: Die Karte darf steuerlich nicht als Bargeld gelten. Karten mit Barauszahlungsfunktion oder ähnlichen Geldfunktionen erfüllen die Voraussetzungen regelmäßig nicht.

Die 50-Euro-Regel: Was genau ist erlaubt?

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitenden monatlich Sachbezüge im Wert von bis zu 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Diese Grenze gilt pro Mitarbeiter und pro Kalendermonat. Die Grundlage hierfür ist § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.

Dabei handelt es sich jedoch um eine sogenannte Freigrenze – nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet:

• Bis 50 Euro bleibt der gesamte Betrag steuerfrei.

• Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, wird grundsätzlich der komplette Sachbezug steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Viele Arbeitgeber verwechseln dies mit einem Freibetrag. Das ist einer der häufigsten Fehler in der Praxis.

Neue Anforderungen seit 2022: Nicht jede Karte ist zulässig

Seit dem 1. Januar 2022 gelten verschärfte Anforderungen an Sachbezugskarten, die auf das Jahressteuergesetz 2019 zurückgehen und durch das BMF-Schreiben vom 15. März 2022 konkretisiert wurden.

Karten müssen seitdem auf einen bestimmten Verwendungszweck oder einen klar abgegrenzten Händlerkreis beschränkt sein. Zulässig sind zum Beispiel Karten, die ausschließlich bei Tankstellen, in einem Einkaufszentrum oder bei einem regionalen Händlernetzwerk eingesetzt werden können.

Nicht mehr zulässig sind dagegen Karten, die faktisch überall einsetzbar sind und dadurch Bargeld ersetzen. Auch die Möglichkeit, Guthaben auf Bankkonten zu übertragen oder Bargeld abzuheben, schließt die Steuerfreiheit aus.

In der Praxis ist die Auswahl eines geeigneten Kartenanbieters daher entscheidend. Nicht jede am Markt angebotene Prepaid-Karte erfüllt automatisch die steuerlichen Voraussetzungen.

Warum Sachbezugskarten für Pflegedienste interessant sind

Pflegedienste stehen unter hohem Kostendruck. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende attraktive Zusatzleistungen.

Eine klassische Gehaltserhöhung verursacht neben dem Bruttolohn zusätzliche Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Bei einer korrekt gestalteten Sachbezugskarte erhalten Mitarbeitende dagegen den vollen Wert der Leistung, während für den Arbeitgeber regelmäßig keine zusätzlichen Sozialabgaben entstehen.

Dadurch kann eine monatliche Sachbezugskarte von 50 Euro oft wirtschaftlicher sein als eine vergleichbare Gehaltserhöhung.

Typische Einsatzmöglichkeiten in Pflegeeinrichtungen

In der Praxis werden Sachbezugskarten häufig eingesetzt für:

Tankgutscheine
Besonders interessant für ambulante Pflegedienste, deren Mitarbeitende täglich viele Kilometer zurücklegen.

Einkaufsgutscheine
Mitarbeitende können das Guthaben beispielsweise für Lebensmittel oder andere Einkäufe nutzen.

Regionale Händlernetzwerke
Viele Anbieter ermöglichen die Nutzung bei lokalen Geschäften. Dadurch profitieren sowohl Mitarbeitende als auch regionale Unternehmen.

Flexible Benefit-Karten
Moderne Sachbezugskarten können bei zahlreichen zugelassenen Akzeptanzstellen eingesetzt werden und bieten dadurch mehr Flexibilität – sofern sie die Anforderungen nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz) erfüllen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit die Steuerfreiheit erhalten bleibt, müssen mehrere Bedingungen erfüllt werden.

Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Die Leistung muss zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden. Eine Umwandlung von bestehendem Gehalt in einen Sachbezug ist regelmäßig nicht begünstigt.

Monatliche Freigrenze beachten
Alle Sachbezüge eines Monats werden zusammengerechnet. Wer beispielsweise bereits andere Sachleistungen gewährt, muss diese in die Prüfung der 50-Euro-Grenze einbeziehen.

Geeignetes Kartensystem wählen
Das verwendete Kartensystem muss die Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 15. März 2022 erfüllen. Die Beschränkung auf bestimmte Waren, Dienstleistungen oder Händler muss technisch sichergestellt sein.

Dokumentation sicherstellen
Die Ausgabe und Aufladung der Karten sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Bei einer späteren Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung müssen die Voraussetzungen nachweisbar sein.

Häufige Fehler in der Praxis

Die 50-Euro-Freigrenze wird überschritten
Bereits geringe Zusatzkosten können dazu führen, dass die Freigrenze überschritten wird und der gesamte Sachbezug steuerpflichtig wird.

Mehrere Sachbezüge werden nicht zusammengerechnet
Tankgutscheine, Einkaufsgutscheine und andere Sachleistungen müssen gemeinsam betrachtet werden.

Ungeeignete Kartensysteme werden verwendet
Nicht jede Prepaid-Karte erfüllt die steuerlichen Anforderungen. Seit 2022 gelten deutlich strengere Regeln für die Abgrenzung von Sachbezug und Barlohn.

Gehaltsumwandlung statt Zusatzleistung
Wird die Sachbezugskarte anstelle von regulärem Arbeitslohn gewährt, entfällt die Steuerfreiheit.

Lohnt sich eine Sachbezugskarte für Pflegedienste?

Für viele Pflegeeinrichtungen lautet die Antwort: Ja. Gerade in einem Arbeitsmarkt, in dem qualifizierte Pflegekräfte stark nachgefragt werden, können steuerfreie Zusatzleistungen die Attraktivität als Arbeitgeber spürbar erhöhen.

Eine Sachbezugskarte ersetzt zwar keine wettbewerbsfähige Vergütung. Sie kann aber ein sinnvoller Bestandteil eines modernen Vergütungsmodells sein und Mitarbeitenden einen konkreten monatlichen Mehrwert bieten.

Fazit

Die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG bietet Pflegediensten eine interessante Möglichkeit, Mitarbeitende steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zu unterstützen. Voraussetzung ist, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Besonders wichtig sind die korrekte Auswahl eines geeigneten Kartensystems, die Einhaltung der Freigrenze und eine saubere lohnsteuerliche Dokumentation.

Wer diese Punkte beachtet, kann mit vergleichsweise geringem Aufwand einen attraktiven Zusatznutzen für sein Team schaffen und gleichzeitig die Lohnkosten effizienter gestalten.